留聯絡人資料 讓網路報名活動更完美

約莫一個月前報名一個實體活動,結果上週末到集合地點,卻發現一個活動參與的人影都沒有。緊急查詢該活動詳細資料,原來集合時間提早半小時,更糟的是,只留現場聯絡人的email,並沒有他的行動電話。於是我抱著周末人生就是要開心的心態,繼續我這趟獨自的行程。

我為何會提及此事?因為現在人人都會辦活動,而辦活動最快速的方式,莫過於官網、社群網站、社群軟體上發布活動訊息,然後繳費完成報名。但這種常見的網路發布實體活動,最常遇到糾紛,莫過於退費,以及活動規則異動。

退費的問題在於,很多活動在網路報名時沒說明退費原則,就算已經載明退費原則,還是很多來消費者來吵。

其次,也就是活動變更。因為是網路,所以很容易變更,而且沒有痕跡,什麼時候改了你都不知道。正如同我第一次看到的集合時間跟之後的集合時間並不一樣,我就沒辦法知道。所以這個時候只能靠主辦方,透過別的管道通知我。

通知管道包括社群網站告知,但如果沒有常常關注,大概也不會注意到。或許可以在報名的同時,請參加者加入該次活動的社群軟體群組,所有事情都會在上面討論。

電子郵件是個好方法,但事後我問過主辦方,主辦方也確認有寄信給我,但就是我沒有收到。我則告知,很多私人發信系統,不建議單次寄給多人,因為很有可能會被視為廣發垃圾信。

其實現在有進一步地確認方法,就是發信同時,也請對方回信確認已收到此訊息。我想這樣或許雙向進行確認,更可以避免不必要的誤會。

其實這次事件還有一個重點,就是主辦方沒有留負責人的現在聯絡方式。當然,很多人不喜歡連個人電話在網路上,避免個資外洩。但我覺得,現場總是會有很多意想不到的情況發生,很可能是天氣突然轉壞,很可能交通阻斷,很可能有任何不適合開始活動的因素。所以如果真的介意電話外洩,建議主辦團體申辦一個電話轉接的服務,並於活動頁面留下此公用轉接電話號碼,於每次活動前轉到該負責人手機,或許這樣可以降低個資外洩的可行性,又得以在活動現場服務參與者。

其實正確的確保方式,那就是出門前再看看活動頁面吧!不要因為別人的不小心,然後讓自己本來要開心的那一天,變得不開心!

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