記者／宋淑燕
處理大量無序資訊對個人PC用戶來說已成為越來越嚴重的挑戰。讓我們來看看每個人或多或少都曾遇過的問題。當你要找一份文件，大約要花多少時間從你的電腦裡面找？曾經瀏覽過的某個網頁，要花多少時間想起來它的位置？許多人會發現，花掉你最多時間的事情，往往不是解決事情本身的時間，而是尋找相關資料的時間(找電話號碼，找會議記錄，找相關法規資料，收發傳真等)，雖然尋找這些資料耗費的時間不算太多，但是如果每一件，你都需要花費30%的時間，長時間累積下來，卻付出了相當可觀的時間成本。網際網路如此發達的今日，搜尋資訊不是難事。過多無用的資料量造成的資訊超載，才是惡夢。
個人化的知識管理工具，就像是除了使用者本身的頭腦之外的，另一個記憶庫，一般的個人知識管理工具就像是一個好的、經過完整分類的檔案系統，提供使用者一個好的紀錄與管理系統。然而一般的管理系統，就算經過良好的分類與管理，卻仍會有這樣的情況發生，例如：在三個月前曾經因為某一個工作主題而針對該主題做了詳細的資料搜尋，不過，在那之後，你並未將這一些資料儲存起來，亦或是雖然你已將它儲存起來，卻忘記儲存在那一個資料夾裡。這樣重複的尋找，導致工作效率低落。
從PKM（Personal Knowledge Mansgement）角度來看，大致有幾個部分：個人人脈資源庫管理、個人行動通訊管理、個人文件知識庫管理、個人時間管理、個人網路資源管理等。個人在移動狀態中，可以運用個人數位助理（PDA）來輔助。不過，知識工作者恐怕花最多的時間、儲存最多資料量在你的電腦上，對於你的桌面如何有效運用與管理？
搜尋龍頭Google領先群雄，率先將觸角從網路搜尋延伸到桌面搜尋。於去年十月中旬推出的桌面搜尋Google Desktop Search。索引對象包括“Outlook”、“Outlook Express”、“IE（Internet Explorer）”、“AIM（AOL Instant Messenger）”的歷史記錄，以及文本（.txt）、“Word”、“Excel”、“PowerPoint”等文檔文件。
一向以洗鍊精準的搜尋技巧著稱的Google，這次推出桌面搜尋工具，進駐消費者的桌面。“Google Desktop Search”這種精簡用戶端程式，可以讓用戶搜尋電腦上的電子郵件、微軟Office檔案、AOL聊天記錄以及瀏覽過的網頁內容資訊，這些搜尋都僅需透過瀏覽器就可進行。這種概念，除了符合了個人對於搜尋的進階要求外，更點出了個人知識管理的需求和重要性。除了個人知識庫的建立外，若能從自己的電腦中快速準確的找到當下所要的東西，更是有事半功倍的效果。
不讓Google專美於前，眾家搜尋大廠微軟、Yahoo、Ask Jeeves、Apple等公司，也都瞄準桌面搜尋市場，讓各家業者搶破頭的這塊大餅，想當然爾必定有它吸引人之處。由於能夠鎖定消費者並提高忠誠度，桌面搜尋受到網際網路廠商的青睞。對於所有搜尋服務提供商而言，型塑消費者的使用習慣，讓桌面成為發送個人化與針對性廣告的主要獲利來源之一。
首先，Google一系列的搜尋工具，包Froogle、Toolbar、Deskbar、Desktop、Scholar等。目的就在於整合你所需要的所有服務，在不知不覺中定型你的搜尋習慣與路徑。當然，微軟也絕非省油的燈，即使比Google較慢推出產品，但是把Google Desktop Search測試版所引發的一些技術和隱私權疑慮，作為自身產品修正的參考。
桌面搜尋引擎雖稱不上是新技術，但在這個網路發達的網路社會裡，搜尋卻攸關個人電腦的使用習慣及關鍵字資料來源，因此成為下一個兵家必爭之地。即便對於個人知識管理有相當程度的輔助，但面對多人共用電腦的隱私權和安全性的問題，仍是使用前要評估的因素。