記者／陳緯倫
之前曾寫過兩篇有關網路報名表的文章，提醒辦活動的人，務必注意幾項報名流程，以免屆時出包，引來無數報名者的抗議。唯網友來信表示，遇過更離譜的報名表單，因此我再提醒如下。
許多活動負責人往往忘記註明錄取方式，也就是錄取者到底是先搶先贏，還是有審核機制。如果有審核機制，那到底如何才符合資格，也必須事先說明清楚。最常見的資格要求包括年齡（成年）、性別（有專為男或女限定）、專長（以專長換取食宿）、學歷（專為不同年級限定）、職業（如教師限定），報名者先依資格篩選一番，然後報名順序決定錄取。這一切都是為了避免被譏為黑箱作業。
再來是「時間」的問題。許多報名表只注意到活動開始、結束時間與整個活動流程，但忘記報名開始與截止時間，以及資格審核錄取時間。我曾看過很瞎的報名表，活動單位於清晨六點臉書公佈一個小時後開放報名表單，先搶先贏。我不太確定有誰會在清晨六點看臉書，然後無意間看到這個活動，又接著很快在七點鐘一到立刻填寫資料。但我只有黑箱的感覺。
如果是拿公家的錢，請不要有這種快閃情形，因為這都有圖利他人之譏。也就是事先告訴某些人，然後他們會在那個冷門時間點填寫報名表。開放表單時間請務必與(社群網站)宣告時間隔幾個工作日。還有報名截止時間也務必交代清楚，否則很多人到截止後都還在填寫表單。是的，都報名截止了，活動單位忘記關表單。
為什麼要註明錄取名單公布預定時間呢？許多報名並非先搶先贏，也並非填了就等同錄取，但審核時間漫長，在遙遙無期的公布名單之前，報名者如果同時段還有其他活動可參加，你要她怎麼做抉擇？錄取名單也請盡早公布，我看許多表單都是活動前一週已Email通知錄取。真的沒有人喜歡在七天前才知道七天後可不可以參加這個活動。而更瞎的是，只通知錄取者，那沒錄取的人怎麼知道他究竟是沒錄取，還是沒收到錄取通知信！
我通常建議，錄取時間要說明，錄取名單更要「盡早」公布於官方網站、社群網站，千萬不要只以私信或於傳訊軟體（如Line）個別通知「錄取者」，因為公開才不會有黑箱！！！然後為了個人隱私，建議不要公布名字以外的資料，比如工作單位。至於是否公開全名，還是以○隱藏中間名字，這都可以再討論。
這些錄取與否的細節看是簡單規劃，但你我可能常常忽略，然後報名表上線之後，再等著被人打電話或寫信詢問（有的表單連聯絡人方式都沒提供啊），然後被客訴。