記者／林雯君
在資訊化、數位化的浪潮下，企業引進各式各樣如ERP等的資訊系統，進行電子化改革，在這之中知識管理系統雖然不是絕對必要，卻也有越來越興盛的趨勢。究竟企業為什麼需要建置知識管理系統？執行上有什麼需要注意的？筆者從之前訪談雲義科技公司的過程中獲益不少，現在就來和各位讀者們分享。
通常公司會開始想要建置知識管理系統，多是因為隨著業務、規模的擴張，企業文件累積越來越多，越來越繁雜，部門之間的知識分享、新舊職員間的知識傳遞，都變的極不容易。起初，也許在公司主機內開放一個共用空間，讓大家把文件檔案放在上面分享給需要的人，然後東西越放越多、越放越雜亂，只有檔案名稱可能無法讓人清楚的了解這份檔案的內容與用途，因為員工的離職，人員來來去去，到最後甚至連打開檔案看都還不知道其作用。缺乏管理的情況下，其他人也不知道該檔案究竟是否還有用，不敢任意刪除，空間需求越來越大，卻越來越無效率，「希望更容易快速地找到想要的東西」就成了建置知識管理系統的最大動機。
當文件、檔案數位化之後，便有利於以資訊系統作管理、儲存、再利用，然而所有的東西都要數位化嗎？答案是不一定！能開始數位化的當然數位化，不過要把過去累積的所有全都重新數位化其實需要花費很大的人力物力，而且檔案太大的也不適宜，那麼不如在資料庫中儲存metadata(有關資料的資料)就好了，重要的是我能找到需要的東西，是不是數位檔案無所謂，我知道紙本資料放在哪裡一樣能夠找出來再利用。對於原本就有做好紙本檔案管理的公司而言，如此不僅減少重新掃描、打字等成本，也降低員工的反感。
當然知識管理系統不僅僅是管理文件而已，更重要的是能把藏在專家腦袋裡的「隱性知識」變成大家都可以學習的「外顯知識」，把專家的知識、專長保留下來在組織中長久流傳下去，是知識管理系統最主要的功能之一，以免因人才的離職而使公司的知識財產、競爭力也跟著流失。但是誰會想白白的把自己懂的東西貢獻出來呢？因此引進知識管理系統最重要的便是「主管的支持」和「績效考核」。必須將知識產生、分享與利用的程度和績效考核制度綁在一起，讓知識管理變成工作的一部份，本來就應該要做的，而非額外增加的負擔，才能有效刺激員工的動力，提高知識品質，而不僅只是虛應故事，再加上主管以身作則，相信定能使知識管理系統成功地為企業帶來效益。