網路辦活動 報名表要避大忌
2017/10/17      電子商務時報     點擊查看記者所有文章

記者/陳緯倫

在網路上辦活動已經不是什麼困難的事了。但偏偏對某些人來說,網路辦活動仍辦的卡卡的,問題出在哪呢?

其一,現在報名活動,不是透過自家報名系統,就是利用Google表單,或BeClass等專業報名網,但很多公家、學術單位,只會在網路公告活動,但是「報名」仍要下載「報名表」,然後回信寄給某某email。這個報名流程本身就很慢了,不曉得學術單位承辦的學生,怎麼這麼愛用?

其二,參加規則寫得不夠詳細,有時連基本的活動時間、地點、資格限制都漏掉,還要報名者回問才知道要修改。更麻煩的是,很多單位設有「審核機制」,也就是說,不是填完報名表就完了,還要等主辦單位審核。偏偏主辦單位寫得不夠清楚,讓報名者誤會錄取成功。

第三,報名表上沒有明確的退費機制。為了順利讓參加者順利繳費,主辦方會提供匯款帳號,參加者拍照收據。但活動前退費方式,千萬要寫清楚,沒寫,就等著人來跟你吵了。

第四,很重要的「活動內容」,要寫清楚,要符合實情。活動當天或許可以「增加」活動,讓人有加碼賺到的感覺,但絕對不能「刪減」內容。有時因為天候或場地問題,不得不改活動,但也要有「同值」的項目。否則呢,請退費。有名的熱氣球活動,往往因風速而當場取消,主辦方儘管已付出人力物力,仍舊不收費。

第五,活動結束後,盡可能提供活動照片或影像。參加者當下無法留有紀錄,但相信事後看到照片,會感動的。因此,報名表上面要註明「肖像」使用方式。通常我會建議,如果不給拍照,就請勿報名了,避免攝影師還要閃某些人的鏡頭。

最後一項建議是給參加者的。這年頭很多免費活動因收政府補助,不便收取保證金。所以,如果報名之後不克前來,請儘速通知主辦方,把機會讓給候補者。佔著茅坑不拉屎,令人討厭。